O Simples Nacional oferece às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) flexibilidade quanto ao regime de reconhecimento de receitas, permitindo a escolha entre o regime de caixa e o regime de competência. Esta escolha pode ser feita anualmente, permitindo às empresas adaptarem-se conforme suas necessidades financeiras e fluxos de caixa.
No regime de caixa, a receita é reconhecida no momento em que o dinheiro efetivamente entra no caixa da empresa. Isto é, impostos são calculados e recolhidos com base nas receitas efetivamente recebidas. Já no regime de competência, a receita é reconhecida no momento em que é gerada, independentemente do recebimento do dinheiro. O regime de competência continua sendo utilizado para determinar os limites de receita anual para permanência no Simples Nacional, enquanto o regime de caixa influencia diretamente a base de cálculo mensal dos impostos a serem pagos.
É importante notar que, ao optar pelo regime de caixa, as ME e EPP precisam manter um controle rigoroso dos recebíveis, conforme o modelo estabelecido pelo Anexo IX da Resolução CGSN nº 140 de 2018. Além disso, quaisquer receitas aferidas mas ainda não recebidas devem ser consideradas no cálculo dos tributos em situações específicas como encerramento de atividades, retorno ao regime de competência, ou exclusão do Simples Nacional.
Para empresas no regime de caixa, é essencial também informar, através do aplicativo de cálculo do Simples Nacional, tanto a receita mensalmente recebida quanto a apurada pelo regime de competência, garantindo assim conformidade completa com as normas estabelecidas.
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